Ganhar dinheiro de dentro para fora

É um axioma bem entendido do mundo dos negócios que existem duas maneiras de melhorar o resultado final do negócio. Dito de forma simples, essas duas maneiras são ganhar dinheiro ou cortar custos. Agora, nenhuma empresa pode cortar custos para alcançar a lucratividade. Mas, da mesma forma, o desperdício e os custos internos excessivos para qualquer empresa podem corroer qualquer lucro que a empresa esteja desfrutando. Portanto, para avançar em um ambiente de negócios competitivo, ambos os métodos devem ser empregados.

Quando uma empresa se volta para o corte de custos, há um objetivo comercial declarado ou não declarado de que os proprietários da empresa descobrirão uma perda significativa de receitas que estão ocorrendo dentro dos sistemas de negócios. Portanto, se esses sistemas puderem ser aprimorados para eliminar esse desperdício, a empresa literalmente ganharia dinheiro de dentro para fora, porque a sobrecarga da empresa cairia drasticamente.

O progresso usual de uma campanha de economia de custos por uma empresa é encontrar primeiro “os frutos mais fáceis”. Com isso queremos dizer que, para satisfazer as demandas da gerência, a gerência intermediária identificará economias superficiais na esperança de satisfazer o requisito. Portanto, mudar de copos descartáveis ​​para canecas ou reduzir as comodidades da sala de descanso geralmente é o primeiro a ser cortado.

Infelizmente, embora possa haver algumas economias superficiais nesses lugares, a introdução significativa de eficiências para qualquer negócio está em um nível mais profundo e exige um processo mais profundo de localização de problemas com a forma como as coisas são feitas internamente. A metodologia para encontrar esses “poços de dinheiro” dentro de uma empresa é frequentemente chamada de “Melhoria de Processo”. O conceito de melhoria de processo é diagramar um processo de negócios específico desde o início até a conclusão e documentar os estágios pelos quais ele passa, a transferência de autoridade para o processo e identificar locais onde métodos ineficientes estão causando custos excessivos na execução desse processo em andamento. para a fase final de conclusão do processo.

Rotineiramente, as áreas da estrutura de negócios que mais frequentemente são identificadas como candidatas a um exame de melhoria de processos são…

* Sobrecarga excessiva entre os departamentos. Os departamentos de uma empresa são famosos por assumirem a atmosfera de um feudo e se tornarem resistentes, se não desconfiados, de outros departamentos da mesma empresa. Quando isso acontece, os gerentes de departamento introduzirão papelada e processamento desnecessário para fazer com que o “trabalho” seja movido de outro departamento para seu departamento ou para que os trabalhos concluídos continuem ao longo de seu caminho. Essa sobrecarga excessiva pode ser cara no nível do departamento e atolar o negócio como uma unidade o suficiente para realmente reduzir a lucratividade da organização.

* Problemas de comunicação. Um processo de negócios se move pela organização à medida que cada departamento ou entidade agrega valor ao processo até a conclusão do trabalho. No entanto, se as comunicações entre departamentos ou pessoas ao longo da cadeia de processo forem falhas, um processo pode parar e esperar horas, se não dias, antes que a comunicação perdida seja descoberta e o trabalho seja colocado no ciclo para ser concluído. Essa lentidão ou quebra nas comunicações pode ser um tremendo dreno para a empresa. Para corrigir o problema, ferramentas modernas de comunicação devem ser revisadas para que cada pessoa significativa ao longo da cadeia seja rapidamente informada do trabalho que precisa ser feito e possa sinalizar para o próximo agente que sua etapa está concluída e que o processo está indo para o Próximo estágio.

* Uma infra-estrutura de TI ineficiente. Programas de computador desatualizados que não estão integrados entre si fazem com que seja feito um trabalho desnecessário para pegar dados de um sistema e movê-los para o próximo programa de computador apenas para serem inseridos novamente na próxima parada ao longo da cadeia. A padronização e a integração de dados e sistemas introduzirão grandes eficiências no processo.

Ao simplificar o processo de mover um requisito de negócios do início à conclusão, podemos remover grande parte da ineficiência e do desperdício que se tornaram inerentes a esse processo. Podemos introduzir designs de integração atualizados tanto em nível de TI quanto de processo para mover rapidamente o processo de um departamento para outro após a conclusão. O resultado é uma organização simplificada que não está mais “sangrando dinheiro” devido a ineficiências e, como tal, está ganhando dinheiro “de dentro para fora”.